Loi 25 / renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels conformément à la loi 25 est :
Dany Bourassa
Président
dbourassa@bzinc.ca
1 866 588-2727, poste 201
Politique de confidentialité
Contexte
BZ est une entreprise qui se spécialise dans la gestion et l'exploitation des technologies de l'information, les télécommunications, et la cybersécurité. Elle tisse des liens d'affaires depuis plus de 20 ans avec les PME de la région de Québec et est reconnue pour maintenir une relation de partenariat durable, réciproque et de confiance, ce qui la positionne d'ailleurs comme un chef de file québécois en informatique pour entreprises. Sa force réside à répondre efficacement aux exigences et besoins spécifiques de ses clients en proposant des solutions d'affaires adaptées et innovantes.
La gestion des risques cyber, incluant la gestion des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels, est une expertise que BZ maîtrise et applique diligemment à elle-même et aux clients qu'elle dessert.
Notre politique de protection des renseignements personnels décrit nos normes de collecte, d'utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels. Elle explique également les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels. Enfin, notre politique explique les façons dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d'accès à ceux-ci.
Aux fins de cet énoncé en matière de confidentialité, le terme « renseignements personnels » s'entend des renseignements qui concernent un individu identifiable, tel que le définissent plus spécifiquement les lois applicables en matière de protection de la vie privée.
BZ se conforme aux exigences de la loi 25 et adhère donc à la définition de celle-ci. En conséquent, un renseignement personnel est donc tout renseignement, soit pris seul ou en combinaison avec d'autres renseignements disponibles, concernant un individu et qui permet de l'identifier, tel que des renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé.
Toutefois, le nom d'un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnelle ne sont pas des renseignements personnels.
Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.
Notre responsabilité
BZ est responsable de tous les renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou dont elle a la gestion, notamment les renseignements personnels que nous recevons directement – par exemple, de clients et de membres du personnel de BZ.
BZ adhère aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité en conduisant un programme holistique et rigoureux se basant sur le cadre référentiel NIST. Nous avons donc réalisé une appréciation des risques cyber sur nos actifs TI, et avons développé une stratégie de gestion du risque cyber visant à appliquer une série de mesures d'atténuation pour protéger nos actifs TI, incluant les renseignements personnels.
Nous avons également assigné un responsable de la protection des renseignements personnels et nommé un Directeur de la cybersécurité. De concert, ces deux personnes assurent la surveillance de la protection de la vie privée et des renseignements personnels pour le compte de BZ. Nous avons également publié sur notre site internet et informé notre personnel de l'existence de notre Politique de confidentialité et de nos Politiques et pratiques de gouvernance à l'égard des renseignements personnels, ainsi que du rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et des membres de notre équipe.
Si vous avez des questions en ce qui concerne nos pratiques en cette matière, n'hésitez pas à̀ communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l'adresse dbourassa@bzinc.ca ou au 1 866 588-2727, poste 201.
Les fins de la collecte des renseignements personnels
BZ recueille, utilise et communique des renseignements personnels concernant les membres de son équipe afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles; de leur procurer des avantages; d'administrer des outils de gestion du rendement; d'administrer, de gérer, de surveiller et de faire respecter les programmes et les politiques de BZ et ses relations avec ses employés et, de façon générale, d'établir et de gérer les liens d'emploi ou d'association ou d'y mettre fin.
BZ est également susceptible de recueillir, d'utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant les personnes qui sollicitent un emploi chez BZ.
Il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées ou sans qu'elles donnent leur consentement, dans la mesure permise par la loi.
BZ offre des services infonuagiques à ses clients dont l'hébergement des données. Il est donc possible que BZ héberge des renseignements personnels appartenant aux employés et/ou clients des bénéficiaires de ces services infonuagiques. Les fins d'utilisation et les responsabilités de protection de ces renseignements personnels demeurent associées et imputables aux bénéficiaires de ces services infonuagiques.
Le consentement
BZ s'assure d'obtenir le consentement des personnes concernées avant de recueillir, d'utiliser ou de communiquer les renseignements personnels, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.
Limites de la collecte
BZ recueille par des moyens légitimes et légaux seulement renseignements personnels qu'il peut raisonnablement juger nécessaires pour pouvoir rencontrer ses obligations légales, offrir ses services et pour exercer ses activités.
Limite de l'utilisation et la communication
BZ utilise et communique vos renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles il a obtenu votre consentement, ou conformément à̀ ce que permet ou exige la loi. Si BZ requiert le besoin d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels concernant une personne en vue d'une fin qui n'aurait pas été́ signalée précédemment, BZ demandera au préalable le consentement de la personne concernée, à moins que la loi exige ou permette d'utiliser ou de communiquer les renseignements personnels sans obtenir le consentement de la personne.
Nous ne conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi. Tous les dossiers des ressources humaines et les autres dossiers qui contiennent des renseignements personnels concernant les employés de BZ sont détruits lorsque ces renseignements ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, réglementaires ou administratives.
Exactitude
Dans le but de s'assurer que les renseignements personnels recueillis soient pertinents aux fins auxquelles ceux-ci sont utilisés, BZ effectue des efforts raisonnables pour maintenir l'intégrité des renseignements personnels de particuliers et d'en faire une mise à jour régulière.
Les personnes concernées par les renseignements personnels recueillis doivent communiquer par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels pour faire une demande de rectification.
Mesures de sécurité
BZ s'engage à protéger les renseignements personnels en appliquant son programme de cybersécurité basé sur le cadre référentiel NIST. BZ adhère aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité en conduisant un programme holistique et rigoureux se basant sur le cadre référentiel NIST. Une appréciation des risques cyber sur nos actifs TI a été complétée et est révisée régulièrement, et une stratégie de gestion du risque cyber a été développée visant à définir et appliquer une série de mesures d'atténuation de risque pour protéger nos actifs TI incluant nos renseignements personnels.
Transparence
BZ pourra mettre à la disposition des personnes intéressées sur demande de l'information sur sa Politique de confidentialité et sur ses Politiques et pratiques de gouvernance à l'égard des renseignements personnels. BZ s'engage également à répondre à toute demande d'information soumise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels touchant les questions en lien avec ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.
Accès
Les personnes concernées ont le droit d'examiner les renseignements personnels qui sont en notre possession et d'en obtenir une copie. À cette fin, ils doivent communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.
Le droit d'accéder aux renseignements personnels est assujetti à certaines restrictions légales, et nous prendrons les mesures raisonnables pour vérifier la pertinence de la demande et l'identité d'un individu avant de lui donner cet accès.
Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours. Si une personne a quelque inquiétude en matière d'accès, nous l'encourageons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l'adresse dbourassa@bzinc.ca ou au 1 866 588-2727, poste 201.
Plaintes
Nous savons qu'il est important d'assurer la protection de la vie privée et des renseignements personnels des personnes concernées. Si vous avez des questions ou des préoccupations quant au respect de votre vie privée et de vos renseignements personnels, et quant au rôle que nous jouons à cette fin, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, à l'adresse dbourassa@bzinc.ca ou au 1 866 588-2727, poste 201.
BZ a mis en place une procédure relative à la réception et au traitement des plaintes concernant la présente politique et ses pratiques de traitement des renseignements personnels. Un particulier sur qui BZ possède des renseignements personnels peut se plaindre du non-respect de la présente politique. Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse figurant ci-dessus. Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours.
Si un particulier n'est pas satisfait de la réponse de BZ à une plainte ou des politiques et pratiques de BZ en matière de traitement des renseignements personnels, il peut déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec sur le site Web du Commissaire au www.cai.gouv.qc.ca.
Mise à jour de la politique
La présente politique doit être revue tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.
MISE À JOUR LE 1ER JUIN 2023
